“Met de implementatie van Smartsheet en het ticketsysteem hebben we een efficiëntieslag gemaakt op de beursvloer.” – Nataly van Eijkel, Manager Operations
Meer dan 200 projecten per jaar, verspreid over heel Europa: bij A-Booth is grip op de beursvloer cruciaal en Smartsheet draagt hier aan bij. Bij A-Booth, een internationaal standbouwbedrijf met locaties in Nederland en in Barcelona, zochten ze een manier om de efficiëntie in het controleproces op de beursvloer te verbeteren. Hiervoor kwamen ze uit op Smartsheet, waarvoor ze samenwerken met Smart4B. We spraken Nataly van Eijkel, Manager Operations, over de keuze voor Smartsheet, de praktische voordelen die ze bij A-Booth ervaren sinds het gebruik ervan en de samenwerking met Smart4B.
De uitdaging: verbetering van processen op de beursvloer
A-Booth werkt voor beurs- en congreslocaties, organisatoren en exposanten. Organisatoren bieden vaak meerdere modulaire standbouwpakketten aan die exposanten als basis kunnen afnemen. Vervolgens kunnen exposanten de stand zelf upgraden met diverse producten, zoals tapijt, graphics, verlichting, meubilair, etcetera.
Daarnaast verzorgt A-Booth complete beursstands voor individuele exposanten, waarbij alles wordt geregeld van creatief ontwerp tot volledige oplevering. Doel is volledige ontzorging.
Nataly vertelt: “Als we stands opbouwen op een beurs controleren we of alles wat we neerzetten klopt. Zijn zaken als de afmetingen, de verlichting en de prints/graphics juist? Op grote beurzen waar we meerdere stands bouwen werken we met floormanagers die dat voorheen allemaal controleerden met Excel-lijsten. Het nadeel daarvan is dat je nooit echt inzicht hebt in wat er op dat moment gebeurt. Je ziet ook niet hoever je in het proces bent. Onze projectmanagers waren afhankelijk van mondelinge terugkoppeling. We hebben daarom gezegd dat dat anders moest kunnen door het te automatiseren.”
De oplossing: een ticketsysteem in Smartsheet
Smartsheet bleek de oplossing voor A-Booth. Hierin hebben ze een ticketsysteem ontwikkeld dat 3 doelen dient:
- De stands checken
Klopt de stand? Zijn alle onderdelen die er geleverd moeten worden aanwezig en is het correct geplaatst? - Issues melden
Als er bijvoorbeeld roze tapijt ligt in plaats van groen, maakt de floormanager een ticket aan in Smartsheet. Zowel de projectmanager, betrokken leverancier als de verantwoordelijke voorman hebben inzicht in de tickets die binnenkomen. De verantwoordelijke voor het onderwerp lost het op en geeft in Smartsheet aan wat de status van het ticket is zodat de projectmanager het kan (laten) controleren en een ticket kan afsluiten. Ook opdrachtgevers kunnen in het gekoppelde dashboard meekijken, waardoor er ook voor hen een helder overzicht ontstaat wat er op de beursvloer gebeurt. - Schade in kaart brengen
Aan het einde van de laatste beursdag wordt er een ronde gemaakt om eventuele schades in kaart te brengen. Te denken valt aan beschadigde wanden, bevestigingsmateriaal, ontbrekend materiaal et cetera. Als dit het geval is loggen medewerkers dit direct in Smartsheet, inclusief foto’s en/of video. Aan de schades zijn de prijzen gekoppeld waardoor er na de beurs dus direct een schaderapport beschikbaar is.
“Met de implementatie van Smartsheet en het ticketsysteem hebben we een efficiëntieslag gemaakt op de beursvloer,” geeft Nataly aan.
Een fijne samenwerking
In de zoektocht naar een consultant die kon ondersteunen met Smartsheet, kwamen ze bij Smart4B uit. Op de vraag hoe Nataly de samenwerking ervaart zegt ze: “Zeer goed. Ze zijn altijd supersnel. Als we een groot evenement hebben informeer ik ze altijd. Als er dan iets is reageren ze altijd, ook als het in het weekend of ’s avonds is. Dat is heel fijn. Daarnaast zijn we blij met het systeem. Het ondersteunt onze bedrijfsprocessen op de beursvloer goed.” Toch zijn er nog wel wensen om Smartsheet nog beter in te richten. Daar helpen wij in de toekomst graag bij, zodat ze er bij A-Booth zo optimaal mogelijk gebruik van kunnen maken!
